مديرية الشؤون المالية والإدارية

يتولى قسم الإيرادات إدارة إيرادات الدائرة، وإعداد الموازنة والتقارير المالية، والإشراف على عمليات التحصيل والإيداع، بما يضمن سلامة الإجراءات المالية.

• إعداد مشروعات الموازنة العامة السنوية للدائرة بالتنسيق مع المديريات والوحدات التنظيمية في الدائرة.
• تقييم الوضع المالي للدائرة وتقديم الرأي الفني في الجوانب المالية، بما يشمل الاستخدام الأمثل للموارد والتمويل ومراقبة المصروفات.
• الإشراف على عملية قبض الإيرادات العامة وإيداعها في حسابات الخزينة العامة بشكل يومي.
• تطوير الأساليب والإجراءات المالية وتبسيطها وأتمتتها بما يضمن رفع مستوى الأداء وتحسينه.
• التنسيق مع الجهات الرقابية، كديوان المحاسبة ووحدة الرقابة الداخلية وغيرها، وتوفير جميع البيانات والوثائق والمعلومات المطلوبة بالسرعة والدقة اللازمتين.
• تنظيم عمليات الشراء بموجب الصلاحيات المحددة في نظام اللوازم.
• توفير المعلومات وإعداد التقارير المالية وتزويد المسؤولين في الدائرة بها.
• تنظيم وصولات قبض الأمانات بجميع أنواعها وتصنيفها باستخدام نظام GFMIS.
• تنظيم مستندات صرف الأمانات وقيدها طبقاً للأنظمة المعمول بها.
• اقتطاع وتحويل الرسوم السنوية الخاصة بالشركات المعفاة إلى الإيراد العام وفقاً للأنظمة والتشريعات النافذة.
• تدقيق التقارير وكشوفات البنك الخاصة بقسم النفقات.
• القيام بأي مهام أخرى يكلف بها القسم من قبل المديرية.

يتولى قسم النفقات إدارة عمليات الصرف والرواتب والحسابات الختامية، ومتابعة الالتزامات المالية، وضمان الالتزام بالأنظمة والتعليمات المالية المعمول بها.

• تقييم الوضع المالي للدائرة وتقديم الرأي الفني في الجوانب المالية، بما يشمل الاستخدام الأمثل للموارد والتمويل ومراقبة المصروفات.
• إعداد جميع مستلزمات الدورات المستندية للعمليات المالية الخاصة بأعمال الدائرة باستخدام البرامج المحوسبة، واستلام طلبات الصرف، وإعداد سندات الصرف، وقيدها في السجلات المالية طبقاً للأنظمة المعمول بها.
• تنظيم صرف المخصصات المالية الصادرة بموجب الحوالات المالية، حسب احتياجات الدائرة.
• متابعة مساهمات الدائرة والتزاماتها المالية تجاه الجهات الضريبية وغيرها.
• تطبيق الأنظمة المالية والمحاسبية، والتأكد من استيفاء العقود وأوامر الشراء لجميع التعليمات والأنظمة المالية.
• إعداد حسابات صندوق الهيئات العامة.
• مراقبة حركة التغييرات في الرواتب والتأكد من تنفيذ العمليات الإجرائية المعتمدة على الكشوفات شهرياً.
• مراجعة وتدقيق عملية تأدية الرواتب في سجل التأديات المعتمد.
• إعداد الحسابات الختامية وتدقيقها، والمشاركة في عمليات الجرد الدوري للموجودات الثابتة واللوازم.
• تطوير الأساليب والإجراءات المالية وتبسيطها وأتمتتها بما يضمن رفع مستوى الأداء وتحسينه.
• التنسيق مع الجهات الرقابية، كديوان المحاسبة ووحدة الرقابة الداخلية وغيرها، وتوفير جميع البيانات والوثائق والمعلومات المطلوبة بالسرعة والدقة اللازمتين.
• حفظ جميع مستندات الصرف والسجلات والوثائق ووصولات المقبوضات في مستودع المديرية.
• تنظيم عمليات الشراء بموجب الصلاحيات المحددة في نظام اللوازم.
• الإشراف على طرح المناقصات واستدراج العروض وتنظيمها مع الجهات ذات العلاقة حسب الأصول، ومتابعة تنفيذ الشروط المعتمدة في هذه المناقصات والعروض وفق نظام اللوازم والعطاءات الحكومية النافذ.
• توفير المعلومات وإعداد التقارير المالية وتزويد المسؤولين في الدائرة بها.
• القيام بأي مهام أخرى يكلف بها القسم من قبل المديرية.

يتولى قسم التدقيق الداخلي مراقبة الالتزام بالتشريعات والأنظمة المالية، ومراجعة العمليات المالية، والتحقق من سلامة الأموال والموجودات التابعة للدائرة.

• مراقبة مدى الالتزام بتنفيذ القوانين واللوائح والقرارات المالية المتعلقة بأنشطة الدائرة.
• مراقبة المستندات المالية، بما في ذلك سندات القبض وسندات الصرف وسندات القيد وغيرها، بعد الصرف.
• تدقيق حركة التغييرات في الرواتب والتأكد من تنفيذ العمليات الإجرائية المعتمدة على الكشوفات شهرياً.
• تدقيق عملية تأدية الرواتب في سجل التأديات المعتمد.
• مراجعة التعليمات المالية، واقتراح التعديلات اللازمة عليها، ومراقبة تنفيذها.
• التأكد من سلامة الأموال والعهد والأثاث والأدوات والموجودات الأخرى التي تملكها الدائرة أو تخضع لإشرافها.
• المشاركة في جرد محتويات المخازن والعهد الأخرى.
• القيام بأي مهام أخرى يكلف بها القسم من قبل المديرية.

يتولى قسم الخدمات الإدارية واللوازم توفير الخدمات الإدارية والدعم اللوجستي، وإدارة اللوازم، والإشراف على المرافق والخدمات المساندة في الدائرة.

• التنسيق بين مختلف المديريات في الديوان، وتوفير جميع متطلبات المديريات من الخدمات الإدارية والتجهيزات المكتبية قدر الإمكان.
• التأكد من مراعاة شروط السلامة العامة.
• استخدام الأنظمة الإدارية المحوسبة بهدف رفع كفاءة وجودة الأعمال الإدارية في الديوان، ومتابعة صيانتها.
• تنظيم عمليات إدخال اللوازم وصرفها وفقاً للتشريعات المعمول بها.
• تنظيم المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة عن الديوان.
• الإشراف على أعمال النظافة وغيرها من الخدمات المساندة.
• تنظيم عمليات توريد وتصدير الكتب والمعاملات، والتأكد من حفظها وتوثيقها بالشكل المناسب إلكترونياً وورقياً.
• القيام بأي مهام أخرى يكلف بها القسم من قبل المديرية.

تتولى شعبة الديوان إدارة البريد الوارد والصادر، ومتابعة حفظه وتوزيعه، وضمان حسن سير إجراءات المراسلات الرسمية.

• استلام البريد الوارد وتصنيفه وتسجيله في سجل البريد الوارد.
• متابعة حفظ البريد الوارد وتوزيع نسخه على الجهات المعنية.
• متابعة إجراءات تصنيف وتسجيل الكتب والمراسلات الصادرة إلى خارج الدائرة في سجل البريد الصادر.
• متابعة حفظ وتوزيع نسخ الكتب والمراسلات الصادرة إلى خارج الدائرة على ذوي العلاقة داخل الدائرة.
• متابعة الإجراءات المتخذة بشأن المعاملات الواردة والمحولة إلى الجهات المعنية من خلال سجل خاص بها.
• القيام بأي مهام أخرى تكلف بها الشعبة.

تتولى شعبة اللوازم والصيانة الإشراف على أعمال الصيانة، وإدارة اللوازم، وتوفير الاحتياجات التشغيلية اللازمة لضمان استمرارية عمل الدائرة.

• الإشراف والمتابعة على تنفيذ أعمال الصيانة اليومية الخاصة بالدائرة، وإدامة جميع مرافقها بالتنسيق مع الجهات المعنية.
• تأمين خدمات الاتصالات الهاتفية ومركز الاتصال في الدائرة، والرد على المكالمات وتحويلها إلى الجهات المعنية.
• تنفيذ أي أعمال خدمية أخرى تتطلب التنسيق والمتابعة مع الجهات الداخلية والخارجية.
• الإشراف على إدارة شؤون الدائرة وأنشطتها بما يضمن حسن سير العمل.
• توفير مختلف احتياجات الدائرة في الوقت المناسب.
• تأمين احتياجات المديريات والوحدات التنظيمية كافة من اللوازم.
• القيام بأي مهام أخرى تكلف بها الشعبة.

تتولى شعبة الحركة إدارة حركة المركبات والسائقين، والإشراف على تشغيل المركبات وصيانتها، وضمان حسن استخدامها.

• متابعة إصدار أوامر الحركة اليومية.
• إعداد الجداول والبطاقات اليومية الخاصة بحركة المركبات.
• تزويد السائقين بكوبونات المحروقات اللازمة.
• توزيع السائقين على الأعمال.
• تنظيم إجازات السائقين وفترات استراحتهم.
• تدقيق أعمال المركبات وقطع الغيار وأوامر الحركة.
• مراقبة حسن استخدام المركبات.
• تطبيق التعليمات المنظمة لاستخدام المركبات.
• الإشراف على صيانة المركبات.
• القيام بأي مهام أخرى تكلف بها الشعبة.